Per le scuole che decidono di programmare un viaggio di istruzione in treno, diventano indispensabili una serie di informazioni pratiche al fine di organizzare al meglio ogni spostamento.

• Preventivi personalizzati possono essere sempre richiesti ai Centri Comitive, alle Filiali Viaggiatori, in tutte le agenzie di viaggio con biglietteria ferroviaria e presso Direzioni Regionali.
• La prenotazione del posto per i viaggi dei gruppi scolastici è obbligatoria. Per consentire la migliore sistemazione a bordo, è consigliabile prenotare il viaggio con largo anticipo rispetto alla data di partenza (i posti sono prenotabili a partire da sessanta giorni prima della partenza).
• Nel caso in cui il programma di visita preveda un soggiorno di più giorni o un tour, per la richiesta di servizi accessori quali ricettività alberghiera, guide turistiche, ristorazione ecc., occorre rivolgersi alle agenzie di viaggio.
• I biglietti ferroviari possono essere acquistati e ritirati presso le biglietterie di stazione e le agenzie di viaggio Trenitalia.
• Gli orari e i prezzi dei collegamenti, possono essere suscettibili di variazione in qualsiasi momento. Conseguentemente, le tariffe speciali riservate ai gruppi scolastici possono subire delle oscillazioni.

Per i viaggi internazionali, valgono norme e prezzi specifici che variano secondo i Paesi interessati dal viaggio.